Hinweise zur Datenverarbeitung
für Mandanten im Notarbereich

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragen

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind Notar Jochen Upheber und Notarin Sabrina Wiese oder deren von dem Präsidenten des Landgerichts Bielefeld bestellten Vertreter, erreichbar über die auf der Internetseite im Impressum angegebenen Kontaktdaten. Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Als Datenschutzbeauftragter ist Herr Marc Windmann, erreichbar per E-Mail unter info@windmann.it, bestellt.

Erhebung, Speicherung und Art von personenbezogenen Daten

Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, die von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt, Kreditinstitut) bereitgestellt werden, wie z.B.:

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch oder Handels- und Vereinsregister, verarbeitet.

Zweck und Verwendung von personenbezogenen Daten

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes, sodass die Tätigkeit in Wahrnehmung einer Aufgabe erfolgt, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung begründet sich dementsprechend auf Art. 6 Abs.1 lit.e DSGVO und umfasst im wesentlichen folgende Zwecke:

• Identifikation von Personen und Führen von Korrespondenz mit den Mandanten;
• Erfüllung des Auftrags im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz
• Erfüllung unserer gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten

Die Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend der Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Auf Grund der oben angegebenen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO. Eine Nichtbereitstellung der angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts abgelehnt werden müsste.

Weitergabe von Daten an Dritte

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter und anderweitig Beauftragten. Daten dürfen nur weitergeben werden, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall gesetzlich verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Ansonsten werden Daten nur aufgrund einer abgegebenen Erklärung weitergegeben.

Eine Kommunikation per E-Mail (bspw. Beantwortung von Anfragen, Versand von Entwürfen) ist möglich. Ausgehende E-Mails werden mit einer Transportverschlüsselung versendet („Start-TLS“), die den Inhalt der E-Mail während des Übertragungsvorgangs von unserem Mail-Server an den Mail-Server Ihres E-Mail-Providers vor einem unbefugten Zugriff Dritter schützt. Bitte beachten Sie, dass eine Transportverschlüsselung nur erfolgen kann, wenn der von Ihrem E-Mail-Provider eingesetzte Server diese unterstützt.

Die Transportverschlüsselung betrifft nur den Übertragungsvorgang und schützt den Inhalt der E-Mail nicht vor einem Zugriff auf die Mail-Server. D. h., dass ein unbefugter Zugriff durch den E-Mail-Provider oder einen Dritten, der sich Zugang zu den Mail-Servern verschafft hat, möglich ist. Eine hiergegen gerichtete Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird nicht angeboten. Außerdem kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Transportverschlüsselung entschlüsselt und während des Übertragungsvorgangs ein Zugriff auf den Inhalt der E-Mail erfolgt. Sie haben daher die Möglichkeit, einer E-Mail-Kommunikation zu widersprechen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt und erfolgt nur auf besonderen Antrag im Falle, dass ein Verfahrensbeteiligter eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebraucht.

Dauer der Aufbewahrung

Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrages und danach zu wahren, speichern wir auf Grundlage der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach § 50 Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre,
• Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis, in der Urkundensammlung verwahrte Dokumente und in der Generalakt verwahrte Dokumente: 30 Jahre,
• in der Nebenakte verwahrte Dokumente: 7 Jahre (der Notar kann gemäß § 52 Abs. 2 NotAktVV schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist von höchstens 30 Jahren bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden).

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet (§ 35 Abs. 6 S. 2 Bundesnotarordnung), sofern nicht nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung), sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung eine längere Speicherung verpflichtend ist.

Ihre Rechte

Auskunft – Sie haben das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden und wenn ja, zu welchen Zwecken die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden und an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

Berichtigung – Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz bei uns ergänzen zu lassen.

Löschung – Sie haben das Recht die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.

Widerspruch – Sie haben das Recht von uns zu verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder wenn der Löschungsanspruch abgelehnt wird (vgl. Art. 18 DSGVO). Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen unsererseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen.

Beschwerde – Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavallierstraße 2-4, 40213 Düsseldorf. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie und andere betroffene Personen sich über die Notarstelle jederzeit vertraulich an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.